문서 목적
이 문서는 Freshservice에서 요청자(직원)를 효율적으로 생성, 관리, 비활성화하는 방법을 안내하는 문서입니다.
요청자 관리 가이드
시간이 지나면서 많은 직원과 요청자들이 서비스 데스크에 문제를 보고하고 서비스 요청을 제출하게 됩니다. 원활한 운영을 위해 Freshservice에서 요청자 연락처를 미리 생성하는 것이 좋습니다.
요청자 관리 방법
- 개별 생성: 한 명씩 수동으로 추가
- 대량 가져오기: CSV 파일을 통한 일괄 import
- 부서별 분류: 더 나은 조직화를 위한 부서 단위 관리
새 요청자 수동 추가하기
1단계: 요청자 관리 페이지 접속
단일 워크스페이스인 경우: 관리자 → 사용자 관리 → 요청자로 이동합니다.
다중 워크스페이스인 경우: 관리자 → 글로벌 설정 → 사용자 관리 → 요청자로 이동합니다.
2단계: 새 요청자 생성
- 새 요청자 버튼을 클릭합니다.
- 요청자 정보 입력 폼이 표시됩니다.
3단계: 요청자 정보 입력
필수 정보
- 이름: 요청자의 전체 이름
- 이메일: 고유한 이메일 주소 (로그인 계정)
- 직함: 요청자의 직책
부서 정보
기존 부서에 속하는 경우, 부서명의 처음 몇 글자를 입력하고 목록에서 선택합니 다.
선택 정보
- 전화번호: 연락 가능한 전화번호
- 시간대: 요청자의 시간대 설정
- 시간 형식: 선호하는 시간 표시 형식
- 배경 정보: 추가 참고사항
4단계: 저장
모든 정보를 입력한 후 변경사항 저장 버튼을 클릭합니다.
요청자가 서비스 데스크에 성공적으로 추가됩니다. 필요한 만큼 이 과정을 반복하여 요청자를 추가할 수 있습니다.
요청자 정보 수정
요청자 생성 후에는 각 요청자 옆에 표시되는 편집 옵션을 통해 세부 정보를 변경할 수 있습니다.
수정 가능한 정보
- 개인 정보 (이름, 연락처)
- 부서 정보
- 시간대 및 환경 설정
- 추가 배경 정보
요청자 비활성화
비활성화 방법
단일 워크스페이스: 관리자 → 사용자 관리 → 요청자 → [요청자 이름] → 편집 → 더보기 → 요청자 비활성화
다중 워크스페이스: 관리자 → 글로벌 설정 → 사용자 관리 → 요청자 → [요청자 이름] → 편집 → 더보기 → 요청자 비활성화
비활성화 시 발생하는 변화
비활성화 영향
비활성화 시 다음과 같은 변화가 발생합니다:
접근 권한
- 로그인 불가: 요청자는 더 이상 Freshservice에 로그인할 수 없습니다.
그룹 소속
- 그룹 제거: 모든 요청자 그룹에서 자동으로 제거됩니다.
기존 데이터 보존
- 티켓 기록: 해결됨 및 닫힘 상태의 티켓, 변경, 문제, 릴리스에서 이름이 유지됩니다.
- 자산 관리: 하드웨어 자산의 "사용자" 및 "관리자" 필드에서 이름이 유지됩니다.
- 소프트웨어 자산: "관리자" 필드에서 이름이 유지됩니다.
자동 제거 항목
- 계정 수준 구성: 워크플로 자동화 및 수퍼바이저 설정을 제외한 모든 항목에서 자동 제거됩니다.
워크플로 자동화 주의사항
워크플로 자동화에서는 수동으로 제거해야 합니다.
요청자 재활성화
비활성화된 요청자를 다시 활성화하려면:
관리자 → 사용자 관리 → 요청자 → [요청자 이름] → 재활성화
재활성화 시 로그인 권한은 복구되지만, 그룹 소속은 수동으로 다시 설정해야 합니다.
요청자 관리 모범 사례
체계적인 분류
- 부서별 관리: 요청자를 관련 부서에 할당하여 조직적으로 관리
- 역할별 그룹: 업무 역할에 따른 요청자 그룹 생성
정기적인 점검
- 분기별 검토: 퇴사자나 부서 이동자의 정보 업데이트
- 비활성 계정 정리: 사용하지 않는 계정 비활성화
데이터 품질 관리
- 일관된 명명 규칙: 이름과 이메일 주소 형식 통일
- 정확한 부서 정보: 조직도 변경사항 즉시 반영