상담원 정보 가져오기
이 문서는 CSV 파일을 사용하여 상담원 정보를 일괄 가져오는 방법을 안내하는 문서입니다.
Freshservice에서 CSV 파일 을 사용하여 상담원 정보를 일괄 가져올 수 있습니다. 이전 시스템에서 상담원 데이터를 마이그레이션하거나 대량의 상담원을 효율적으로 등록할 때 유용합니다.
상담원 정보 가져오기 방법
1단계: 가져오기 페이지 접속
단일 워크스페이스:
- 관리자 → 사용자 관리 → 상담원으로 이동한 후 가져오기 클릭
다중 워크스페이스:
- 관리자 → 글로벌 설정 → 사용자 관리 → 상담원으로 이동한 후 가져오기 클릭
2단계: CSV 파일 업로드
- "상담원 가져오기" 패널이 화면에 표시됩니다.
- CSV 파일을 선택하거나 파일 업로드 영역에 드래 그 앤 드롭합니다.
- 업로드 버튼을 클릭합니다.
CSV 형식만 지원됩니다. Excel(.xlsx), 텍스트(.txt) 등 다른 형식은 지원되지 않습니다.
3단계: 필드 매핑
- 상담원 속성을 CSV 파일의 컬럼 헤더에 매핑합니다.
- 시스템이 자동으로 유사한 필드를 매핑하지만 수동으로 조정할 수 있습니다.
- 매핑이 완료되면 가져오기 버튼을 클릭합니다.
4단계: 결과 확인
가져오기 프로세스가 완료되면 이메일로 결과 요약을 받게 됩니다:
- 성공적으로 가져온 상담원 수
- 발생한 오류 및 실패한 항목 (해당하는 경우)
가져올 수 있는 필드 정보
기본 정보 필드
| 필드명 | 설명 | 가능한 값 | 필수 여부 |
|---|---|---|---|
| 이름 | 상담원의 이름 | 텍스트 형식 | 권장 |
| 성 | 상담원의 성 | 텍스트 형식 | 권장 |
| 이메일 | 기본 이메일 주소 | username@domain.ext | 필수 |
| 임시 상담원 | 정규직/임시직 구분 | FALSE (정규), TRUE (임시) | 선택 |
| 직급 | 직무 제목 | 텍스트 형식 | 선택 |
| 업무용 전화 | 업무용 전화번호 | 텍스트 형식 | 선택 |
| 휴대폰 | 휴대폰 번호 | 텍스트 형식 | 선택 |
조직 정보 필드
| 필드명 | 설명 | 가능한 값 | 필수 여부 |
|---|---|---|---|
| 위치 | 상담원 근무 위치 | 관리자 → 자산 관리 → 위치에서 미리 생성된 위치명 | 선택 |
| 보고 관리자 | 직속 상관의 이메일 | username@domain.ext (존재하지 않으면 요청자로 생성) | 선택 |
| 그룹 | 소속 그룹 (복수 값 지원) | 관리자 → 사용자 관리 → 그룹 → 상담원 그룹의 그룹명 | 선택 |
| 역할 | 할당될 역할 (복수 값 지원) | 상담원 역할 이해하기 | 선택 |
고급 설정 필드
| 필드명 | 설명 | 가능한 값 | 플랜 제한 |
|---|---|---|---|
| 시간대 | 상담원 근무 시간대 | 지원 시간대 목록 | Growth/Pro/Enterprise |
| 언어 | 인터페이스 언어 | 지원 언어 목록 | Growth/Pro/Enterprise |
| 레벨 | Arcade 모듈 달성 레벨 | 초보자, 중급자, 전문가, 숙련자, 마스터, 구루 | 리더보드 활성화 시 |
CSV 파일 준비 가이드
기본 CSV 템플릿
이름,성,이메일,임시 상담원,직급,업무용 전화,휴대폰,위치,그룹,역할
홍길동,홍,hong@company.com,FALSE,시니어 상담원,02-1234-5678,010-1234-5678,서울 본사,IT 지원팀,상담원
김영희,김,kim@company.com,FALSE,팀 리더,02-1234-5679,010-1234-5679,부산 지사,고객 서비스팀,관리자
이민수,이,lee@company.com,TRUE,파트타임 상담원,02-1234-5680,010-1234-5680,대구 지사,기술 지원팀,상담원
복수 값 처리 방법
Excel에서 편집하는 경우:
그룹,역할
IT 지원팀, 네트워크 팀,상담원, 관리자
텍스트 에디터에서 편집하는 경우:
그룹,역할
"IT 지원팀, 네트워크 팀","상담원, 관리자"
고급 템플릿 예시
이름,성,이메일,직급,위치,그룹,역할,시간대,언어,보고 관리자
박철수,박,park@company.com,기술 관리자,서울 본사,"IT팀, 보안팀","관리자, 상담원",Asia/Seoul,ko,manager@company.com
최영희,최,choi@company.com,고객 서비스 담당,부산 지사,고객서비스팀,상담원,Asia/Seoul,ko,supervisor@company.com
실무 활용 시나리오
시나리오 1: 회사 인수 후 상담원 통합
상황: A회사가 B회사를 인수하여 B회사 상담원을 Freshservice로 통합 해결방법: B회사 HR 시스템에서 상담원 데이터를 CSV로 내보내고 표준 템플릿에 맞춰 변환 후 가져오기
시나리오 2: 대규모 조직 개편
상황: 부서 구조 변경으로 200명의 상담원 정보를 일괄 업데이트 해결방법: 기존 데이터를 내보내고 새로운 조직 구조에 맞춰 수정 후 재가져오기
시나리오 3: 신규 지사 개설
상황: 새로운 지역 지사 개설로 50명의 신규 상담원을 한 번에 등록 해결방법: 지사별 표준 템플릿을 사용하여 일관된 정보로 상담원 등록
가져오기 모범 사례
사전 준비 체크리스트
-
참조 데이터 확인
- 그룹, 역할, 위치가 시스템에 미리 생성되어 있는지 확인
- 보고 관리자의 이메일 주소가 정확한지 확인
-
데이터 검증
- 이메일 주소 형식 및 중복 확인
- 필수 필드 누락 여부 점검
- 특수 문자나 잘못된 형식 정리
-
테스트 실행
- 소량의 테스트 데이터로 먼저 시도
- 오류 패턴 파악 및 수정
오류 방지 전략
- 중복 처리: 이메일 주소를 기준으로 중복 확인
- 참조 무결성: 존재하지 않는 그룹이나 역할 참조 방지
- 형식 표준화: 전화번호, 이메일 형식 통일
- 인코딩 문제: UTF-8 인코딩으로 한글 깨짐 방지
대용량 데이터 처리
- 배치 처리: 500명 이상인 경우 여러 번에 나누어 처리
- 시간 고려: 업무 시간 외에 진행하여 시스템 부하 최소화
- 백업 필수: 기존 데이터 백업 후 진행
- 단계적 적용: 부서별 또는 지역별로 단계적 가져오기
문제 해결 가이드
일반적인 오류
1. 이메일 주소 중복 오류
오류: "Email already exists" 해결책:
- 기존 상담원 목록에서 중복 이메일 확인
- 중복된 경우 기존 상담원 정보 업데이트 고려
2. 잘못된 그룹/역할 참조
오류: "Group/Role not found" 해결책:
- 관리자 설정에서 해당 그룹/역할이 존재하는지 확인
- 대소문자 구분 및 정확한 이름 사용
3. 형식 오류
오류: "Invalid email format" 해결책:
- 이메일 주소 형식 확인 (username@domain.ext)
- 공백이나 특수문자 제거
고급 문제 해결
CSV 인코딩 문제
한글이 깨져 보이는 경우:
- CSV 파일을 UTF-8 인코딩으로 저장
- Excel에서는 "CSV UTF-8" 형식으로 저장
- 메모장에서 "다른 이름으로 저장" → 인코딩: UTF-8 선택
복수 값 처리 오류
그룹이나 역할이 제대로 할당되지 않는 경우:
- 쉼표 뒤 공백 확인
- 따옴표로 전체 값을 감쌌는지 확인
- 각 값이 정확한 이름인지 확인
자주 묻는 질문
Q: 가져오기 후 상담원이 로그인할 수 있나요?
A: 가져온 상담원은 기본적으로 비밀번호가 설정되지 않은 상태입니다. 각 상담원에게 활성화 이메일을 보내거나 관리자가 임시 비밀번호를 설정해야 합니다.
Q: 기존 상담원 정보를 업데이트할 수 있나요?
A: 네, 동일한 이메일 주소로 가져오기하면 기존 정보가 업데이트됩니다. 단, 신중하게 진행하세요.
Q: 대량 가져오기 시 권장 파일 크기는?
A: 한 번에 500명 이하로 제한하는 것을 권장합니다. 더 많은 경우 여러 번에 나누어 진행하세요.