부서 커스텀 필드 추가
이 문서는 부서 정보에 맞춤 필드를 추가하여 조직의 고유한 부서 구조를 관리하는 방법을 안내하는 문서입니다.
조직마다 고유한 부서 구조와 관련 기능을 가지고 있습니다. 각 부서는 일반적으로 다르게 구성되어 있기 때문에, 일반적인 필드만으로는 부서를 충분히 설명하지 못할 수 있습니다. 상담원들은 특정 부서와 관련된 인시던트와 서비스 요청을 처리할 때 문제를 효과적으로 해결하기 위해 더 많은 맥락 정보가 필요합니다.
Freshservice의 부서 필드 기능은 부서 정의에 더 많은 유연성과 사용자 정의를 가능하게 하여, 특정 부서의 인시던트나 서비스 요청에 대한 추가 맥락을 상담원에게 제공합니다.
커스텀 필드 추가의 주요 사용 사례
조직 구조 관리
- 부서 설명 확장: 발생한 인시던트의 새로운 세부 사항을 수용하기 위해 커스텀 필드를 통해 기존 부서 설명을 확장
- 인수 조직 지원: 인수한 조직의 부서에 새로운 커스텀 필드를 도입
시스템 통합
- 도구 통합 매핑: CRM 도구 등 다른 도구의 회사 세부 정보를 서비스 데스크에 매핑하여 여러 도구에서 일관된 뷰 유지
- 규정 준수 요구사항: 특정 규정 준수나 규제 기준을 충족하기 위해 기존 부서에 새로운 커스텀 필드 도입
부서 커스텀 필드 추가 가이드
1단계: 관리자 콘솔 접근
-
관리자 권한으로 Freshservice에 로그인합니다.
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관리자 콘솔로 이동하여 부서 필드를 클릭합니다.
계정에 둘 이상의 워크스페이스가 있는 경우, 관리자 → 글로벌 설정 → 사용자 관리 → 부서 필드로 이동합니다.
2단계: 필드 유형 선택
다음 옵션 중에서 필요한 필드 유형을 선택합니다:
| 필드 유형 | 설명 | 사용 예시 |
|---|---|---|
| 한 줄 텍스트 | 짧은 텍스트 입력 | 부서 코드, 약칭 |
| 여러 줄 텍스트 | 긴 텍스트 입력 | 부서 상세 설명 |
| 체크박스 | 예/아니오 선택 | 중요 부서 여부 |
| 숫자 | 숫자 입력 | 직원 수, 예산 |
| 드롭다운 | 미리 정의된 옵션 선택 | 지역, 우선순위 |
| 전화번호 | 전화번호 형식 | 부서 대표 번호 |
| URL | 웹 주소 | 부서 웹사이트 |
| 날짜 | 날짜 선택 | 설립일, 마지막 감사일 |
3단계: 폼에 필드 추가
- 필드 유형을 폼에 드래그 앤 드롭하거나
- 클릭하여 나중에 위치를 조정할 수 있습니다
4단계: 필드 속성 구성
- 필요한 필드 유형을 선택한 후 레이블을 입력합니다.
- 필드를 필수로 만들려면 "폼 제출 시 필수" 체크박스를 활성화합니다.
5단계: 드롭다운 옵션 구성 (해당하는 경우)
드롭다운 옵션을 사용하는 경우 여러 선택지를 제공할 수 있습니다.
6단계: 구성 저장
필요한 모든 필드를 추가한 후 완료를 클릭하고 저장을 클릭합니다.
실무 활용 시나리오
시나리오 1: 대기업 부서 관리
상황: 여러 지역에 분산된 대기업의 부서별 특성 관리
- 해결방법: 지역, 규모, 특성별 커스텀 필드 추가
- 필드 예시: 지역(드롭다운), 직원 수(숫자), 특별 요구사항(텍스트)
시나리오 2: 의료기관 부서 구성
상황: 병원의 진료과별 특수 정보 관리
- 해결방법: 의료진 정보, 장비, 인증 관련 필드 추가
- 필드 예시: 전문의 수(숫자), 인증 만료일(날짜), 응급실 여부(체크박스)
시나리오 3: 제조업 부서 관리
상황: 공장별 생산 부서의 안전 및 운영 정보 관리
- 해결방법: 안전 등급, 생산 라인, 인증 관련 커스텀 필드
- 필드 예시: 안전 등급(드롭다운), 생산 라인 수(숫자), 마지막 안전 점검일(날짜)
모범 사례
필드 설계 원칙
- 명확한 목적: 각 커스텀 필드의 목적을 명확히 정의하세요
- 사용자 친화적 레이블: 이해하기 쉬운 설명적인 레이블 사용
- 필수 vs 선택 필드: 데이터 수집과 사용자 편의성의 균형을 고려
- 정기적 검토: 커스텀 필드의 관련성과 유용성을 정기적으로 검토
구현 전 고려사항
- 조직 요구사항 분석: 구현 전에 조직의 필요에 맞는 커스텀 필드 계획
- 문서화: 향후 참조와 새로운 관리자의 온보딩을 위해 필드 목적 문서화
- 테스트 환경: 프로덕션 적용 전 테스트 환경에서 충분한 검증
- 사용자 교육: 새로운 필드에 대한 사용자 교육 계획 수립
중요 참고사항
- 새로 추가된 필드는 모든 부서/회사에서 사용 가능합니다
- 분석 데이터 내보내기에서는 부서명 필드와 부서 마지막 업데이트 날짜, 부서 생성 날짜만 사용할 수 있습니다
기본적으로 하나의 부서장만 추가할 수 있습니다. 하나의 부서에 여러 부서장이 있으면 책임과 의사결정에서 혼란이나 복잡성이 발생할 수 있습니다. Freshservice는 각 부서가 지정된 부서장을 갖는 표준 관행을 시행하기 위해 부서당 한 명의 부서장만 허용합니다.
자주 묻는 질문
Q: 부서 생성 시 여러 부서장을 추가할 수 있나요?
A: 아니요, 기본적으로 하나의 부서장만 추가할 수 있습니다. 이는 책임과 의사결정의 명확성을 위한 정책입니다.
Q: 커스텀 필드를 나중에 수정할 수 있나요?
A: 네, 언제든지 커스텀 필드의 속성을 수정하거나 새로운 필드를 추가할 수 있습니다. 단, 이미 입력된 데이터에 영향을 줄 수 있으므로 신중하게 변경하세요.
Q: 커스텀 필드가 API를 통해 접근 가능한가요?
A: 네, 대부분의 커스텀 필드는 Freshservice API를 통해 접근하고 조작할 수 있습니다. 자세한 내용은 API 문서를 참조하세요.